Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle

E-Mail:info@caeli-wind.de   
Eintragung im Handelsregister 
Registernummer: HRB 237391B  
Registergericht: Berlin 

Darüber hinaus können Sie sich mit Ihrem Anliegen auch direkt an unsere Datenschutzbeauftragte wenden. Das ist Anna Tiede von der  

WS-Datenschutz GmbH 

Dircksenstraße 51 

10178 Berlin 

Telefon:     030 88 72 07 88  

Email:        caeli-wind@ws-datenschutz.de 

 
Personenbezogene Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses 
Personenbezogene Daten sind Angaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Darunter fallen Informationen wie beispielsweise Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer und Ihr Geburtsdatum, aber auch Daten über Ihren konkreten Werdegang etc., welche mit vertretbarem Aufwand einer bestimmten Person zugeordnet werden kann. Informationen, die nicht (un-)mittelbar mit Ihrer wirklichen Identität in Verbindung gebracht werden, sind hingegen keine personenbezogenen Daten.  
 
Rechtsgrundlage und Zwecke zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei Bewerbungen und im Bewerbungsverfahren 
Sollten Sie sich bei uns auf elektronischem Wege, also per E-Mail oder über unser Webformular bewerben, dann erheben und verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in diesem Bewerbungsverfahren ist Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 BDSG. Danach ist die Verarbeitung der Daten zulässig, die im Zusammenhang mit der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.  

Insbesondere Daten, die wir über das Bewerbungsverfahren hinausgehend verarbeiten, werden i.d.R. aufgrund des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO verarbeitet. Dies ist der Fall, wenn wir gesetzlich verpflichtet sind, Ihre Daten z.B. aus steuerrechtlichen Gründen weiter zu verarbeiten (z.B. Erstattung der Anreisekosten).  

 
Mit dem Absenden einer Bewerbung auf unserer Recruiting-Seite bekunden Sie Ihr Interesse, eine Beschäftigung bei uns aufnehmen zu wollen. Sie übermitteln uns in diesem Zusammenhang personenbezogene Daten, die wir ausschließlich zum Zwecke Ihrer Stellensuche/ Bewerbung nutzen und speichern. 
Insbesondere werden dabei die folgenden Daten erhoben: 

 
- Name (Vor- sowie Nachname) 
- E-Mail-Adresse 
- Telefonnummer 

 
Außerdem haben Sie die Möglichkeit, aussagekräftige Dokumente wie ein Anschreiben, Ihren Lebenslauf und Zeugnisse hochzuladen. Darin befinden sich ggf. weitere personenbezogene Daten wie Geburtsdatum, Adresse etc. 

 
Auf Ihre Daten haben nur autorisierte Mitarbeiter(innen) aus dem Personalbereich bzw. in das Bewerbungsverfahren involvierte Mitarbeiter Zugriff. 
Wir verarbeiten Ihre Daten, um Ihre Eignung für die ausgeschriebene Stelle oder ggf. eine andere offene Position in unserem Unternehmen zu prüfen und um das Bewerbungsverfahren durchzuführen. Die Speicherung der personenbezogenen Daten erfolgt grundsätzlich ausschließlich für den Zweck, der Besetzung der vakanten Stelle, für die Sie sich beworben haben. 

Wie lange werden die Daten gespeichert? 
Ihre Daten werden über einen Zeitraum von 180 Tagen über die Beendigung des Bewerbungsverfahrens hinaus gespeichert. Dies erfolgt in der Regel zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen bzw. zur Abwehr oder Durchsetzung von etwaigen Ansprüchen aus gesetzlichen Vorschriften, insbesondere dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz. Anschließend sind wir verpflichtet, Ihre Daten zu löschen bzw. zu anonymisieren. In diesem Fall stehen uns die Daten nur noch als sogenannte Metadaten ohne direkten Personenbezug für statistische Auswertungen zur Verfügung (beispielsweise zur Erhebung des Frauen- bzw. Männeranteils an Bewerbungen, Anzahl der Bewerbungen pro Zeitraum etc.). 

Im Falle einer Ablehnung Ihrer Bewerbung besteht die Möglichkeit, Ihre Daten zur Aufnahme in unseren „Talent Pool“ nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens zu speichern, um bei zukünftigen Stellenangeboten, die zu Ihrem Profil passen, auf Sie zukommen zu können. Dies gilt beispielsweise auch für Bewerbungen auf Ausbildungs- oder Praktikumsplätze. Ihre Aufnahme in den Talent Pool erfolgt jedoch nur, wenn Sie uns hierzu Ihre ausdrückliche Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO erteilen. Diese Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie uns entsprechend kontaktieren. Ihre Daten werden dann unverzüglich gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen dem entgegenstehen. Die Dauer der Speicherung Ihrer Daten im “Talent Pool” wird in der Einwilligungserklärung spezifiziert. 

Sofern Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ein Angebot für eine Anstellung bei uns erhalten und dieses annehmen, speichern wir die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten mindestens für die Dauer des Angestelltenverhältnisses. 

Selbstverständlich haben Sie jederzeit das Recht, Ihre Bewerbung zurückzuziehen, und wir werden Ihre personenbezogenen Daten unverzüglich löschen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen. 
 

Besteht für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten  

Es besteht keine gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Bereitstellung von Daten. Im Rahmen Ihrer Bewerbung sollen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung der Bewerbung erforderlich sind. Ohne diese Daten werden wir jedoch Ihre Aufnahme in den Bewerbungsprozess ablehnen müssen. 

 
Weitergabe der Daten an Dritte 

Personio  

Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung  

Unsere Karriereseite wird von der Personalverwaltungs- und Bewerbermanagementsoftware Personio betrieben. Die Datenverarbeitung wird durchgeführt von: Personio SE & Co. KG, Seidlstraße 3 4, 80335 München, Deutschland.  

Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Für diese Daten sind allein wir als Verantwortlicher verantwortlich, die dieses Online-Bewerbungsverfahren durchführen. Personio ist lediglich Betreiber der Software und dieser Recruiting-Seite und in dem Zusammenhang Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit Personio wurde geschlossen. Zudem verarbeitet die Personio GmbH zur Erbringung ihrer Dienstleistungen, insbesondere für den Betrieb dieser Recruiting-Seite, weitere Daten, die zum Teil auch personenbezogene Daten sein können. Folgende Daten werden durch Personio verarbeitet: 

• Zugriffsprotokolle (Server-Logs) 

• Fehlerprotokolle (Error-Logs) 

• Cookies  

Weitere Informationen zum Datenschutz bei Personio finden Sie hier: https://www.personio.de/datenschutzerklaerung/  

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung  

Die Rechtsgrundlage für den Einsatz von Personio ist unser berechtigtes Interesse an dem Zurverfügungstellen eines Online-Bewerbungsverfahrens gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO. 

Zweck der Datenverarbeitung  

Der Zweck der Datenverarbeitung ist die Bereitstellung eines Online-Bewerbungsverfahrens sowie die Optimierung der Bewerbungsprozesse.  

Dauer der Datenspeicherung 

Die Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Datenverarbeitung erreicht wurde und keine gesetzlichen, vertraglichen oder behördlichen Aufbewahrungsfristen einer Löschung entgegenstehen. 

Beseitigungsmöglichkeit durch die betroffene Person  

Sie haben jederzeit die Möglichkeit der Datenverarbeitung durch Meldung an unseren Datenschutzbeauftragten zu widersprechen. Sofern Sie Rückfragen zum Datenschutz bei Personio haben, können Sie sich jederzeit unter folgender E-Mail-Adresse an Personio wenden: datenschutz@personio.de. 

In Bezug auf den Einsatz von Cookies durch Personio können Sie über Ihre Browser-Einstellungen selbst bestimmen, ob Sie Cookies erlauben oder der Nutzung von Cookies widersprechen möchten. Bitte beachten Sie, dass eine Deaktivierung der Cookies zu einer eingeschränkten oder komplett unterbundenen Funktionalität dieser Karriere-Seite führen kann. 

Sofern Sie auf eine Datenverarbeitung durch Personio verzichten und unser Bewerbungsportal nicht nutzen möchten, haben Sie zudem die Möglichkeit Ihre Bewerbung direkt an uns per E-Mail an … zu senden. 

Microsoft Teams 

Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung 

Wir nutzen Microsoft Teams für die Durchführung von Online-Bewerbungsgesprächen.  

Die Datenverarbeitung für den europäischen Wirtschaftsraum und für die Schweiz wird durchgeführt von: Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Pace, South Country Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Ireland einer Tochter der: Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA. 

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung 

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung nach den vorstehenden Ziffern ist Art 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.  

Zweck der Datenverarbeitung 

Die Datenverarbeitung erfolgt zu dem Zweck, Online-Bewerbungsgespräche zu ermöglichen und durchzuführen.  

Dauer der Datenspeicherung 

Die Daten werden gelöscht, sofern der Zweck der Datenspeicherung erfüllt wurde und keine vertraglichen, behördlichen oder gesetzlichen Regelungen einer Löschung entgegenstehen. 

Beseitigungsmöglichkeit durch die betroffene Person 

Die Nutzung von Teams ist zur Teilnahme an einem Online-Bewerbungsgespräch zwingend erforderlich. Sie haben jederzeit die Möglichkeit einen Vorottermin für das Bewerbungsgespräch vorzuziehen. Bitte informieren Sie uns hierzu. 
 

Hinweis zur Datenverarbeitung in den USA:  

Die Daten von Nutzern aus der Europäischen Union werden in Rechenzentren innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) verarbeitet. Dennoch kann es für die Erbringung des Dienstes sowie im Rahmen des Supportes erforderlich sein, dass Daten am Hauptsitz von Microsoft Inc. in den USA verarbeitet werden. Allerdings ist Microsoft unter dem neuen Datenschutzabkommen zwischen EU und USA, EU-US Data Privacy Framework, zertifiziert.  

Microsoft Teams unterwirft sich im Falle einer Datenverarbeitung den Standardvertragsklauseln der EU. Zusätzliche Informationen zum Datenschutz können Sie der Datenschutzerklärung des Anbieters entnehmen: Datenschutzerklärung von Microsoft – Microsoft-Datenschutz 

 
Betroffenenrechte 
Sofern durch uns als verantwortliche Stelle personenbezogenen Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art.15 DS-GVO), Recht auf Berichtigung (Art.16 DS-GVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben sie nach Art. 7 III DS-GVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung. 
Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die in diesem Online-Bewerbungsverfahren verarbeiteten Daten an unseren Datenschutzbeauftragten (siehe Ziffer 2.). Zudem haben Sie stets die Möglichkeit sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). 
 
Abschließende Bestimmungen 
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen des Bewerbungsverfahrens oder Ähnlichem abzubilden. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung. 
Zusätzlich zu dieser Datenschutzerklärung können Sie auf https://www.caeli-wind.de/datenschutz unsere allgemeine Datenschutzerklärung einsehen.